1. Tugas dan fungsi PPID
PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik pada badan publik. Dalam kerangka UU 14/2008, PPID menjadi unsur penting untuk menjamin hak masyarakat memperoleh informasi publik secara cepat, tepat, dan sederhana.
Secara umum, tugas dan fungsi PPID meliputi:
Menyusun dan melaksanakan kebijakan layanan informasi publik.
Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan informasi dan dokumentasi dari seluruh unit kerja.
Mengelola penyimpanan dan pendokumentasian informasi publik secara sistematis.
Melakukan verifikasi terhadap dokumen atau bahan informasi publik.
Menentukan informasi yang dapat diakses dan dipublikasikan, serta menangani informasi yang dikecualikan sesuai ketentuan.
Melakukan uji konsekuensi terhadap informasi yang akan dikecualikan.
Mengelola, memelihara, dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik (DIP).
Menyediakan dan memberikan pelayanan informasi publik kepada masyarakat secara efektif dan efisien.
Melakukan pembinaan, pengawasan, monitoring, dan evaluasi terhadap pelaksanaan layanan informasi.
Menyusun laporan pelaksanaan layanan informasi publik.
2. Peran PPID Pembantu dan PPID Pelaksana
Dalam praktik pemerintahan daerah, istilah PPID Pembantu digunakan dalam struktur pengelolaan informasi pada perangkat daerah. Sementara itu, PPID Pelaksana berperan sebagai pelaksana teknis pada unit kerja sesuai struktur yang ditetapkan oleh badan publik.
PPID Pembantu pada dasarnya berperan sebagai penghubung antara perangkat/unit kerja dengan PPID utama, khususnya dalam:
mengoordinasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi;
mengidentifikasi informasi yang berada di lingkungan unit kerjanya;
menyimpan dan mendokumentasikan informasi;
melakukan verifikasi bahan informasi;
menyediakan bahan informasi untuk pelayanan publik;
membantu pemutakhiran Daftar Informasi Publik; dan
memberikan pelayanan informasi sesuai kewenangannya.
PPID Pelaksana membantu PPID dalam menjalankan tanggung jawab dan kewenangannya di unit kerja masing-masing. Tugasnya antara lain mengumpulkan dokumen informasi publik, mengonsolidasikan penyimpanan dan pendokumentasian, membantu verifikasi serta pemutakhiran DIP, dan memastikan informasi tersedia untuk mendukung pelayanan kepada masyarakat.
Catatan: Permendagri 1/2021 perlu dibaca bersama struktur PPID yang ditetapkan masing-masing pemerintah daerah. Dalam praktik regulasi keterbukaan informasi, rincian tugas teknis PPID juga banyak merujuk pada Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik.
3. Tugas pengumpulan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pelayanan informasi
Kegiatan Tugas PPID
Pengumpulan Menghimpun informasi dan dokumen dari seluruh unit kerja/PPID Pelaksana serta memastikan informasi yang dikumpulkan relevan, lengkap, dan mutakhir.
Penyimpanan Menyimpan informasi dan dokumen secara tertib, aman, dan mudah ditemukan kembali ketika diperlukan.
Pendokumentasian Mendokumentasikan informasi dalam bentuk fisik maupun elektronik, termasuk informasi yang wajib diumumkan berkala, serta-merta, tersedia setiap saat, maupun informasi lainnya yang dikuasai badan publik.
Verifikasi & klasifikasi Memeriksa kebenaran/kelengkapan dokumen dan menentukan klasifikasi informasi, termasuk melakukan uji konsekuensi terhadap informasi yang dikecualikan.
Penyediaan Menyediakan informasi yang dapat diakses publik melalui media atau sarana pelayanan informasi yang tersedia.
Pelayanan Menerima, memproses, dan memberikan tanggapan atas permohonan informasi publik sesuai prosedur dan batas waktu yang ditentukan peraturan.
Pemutakhiran Memelihara dan memperbarui Daftar Informasi Publik secara berkala.
Monitoring & evaluasi Mengawasi pelaksanaan pelayanan informasi oleh unit kerja/PPID Pelaksana serta melakukan evaluasi dan menyusun laporan.
Dengan demikian, alur tanggung jawab PPID dapat disederhanakan menjadi:
Unit kerja → pengumpulan → verifikasi/klasifikasi → penyimpanan & pendokumentasian → pemutakhiran DIP → penyediaan/publikasi → pelayanan permohonan informasi → monitoring dan evaluasi.
Kerangka tersebut sejalan dengan fungsi PPID sebagai pengelola seluruh siklus informasi publik, mulai dari pengumpulan sampai pelayanan kepada masyarakat.
halaman ini belum diisi. Silakan edit untuk menambahkan tugas dan fungsi PPID.